1. Pendahuluan

🎯 Tujuan Dokumentasi

Dokumentasi ini bertujuan untuk memberikan panduan sederhana dan sistematis kepada staf Central Aroma dalam memahami proses bisnis yang diterapkan di ERP Odoo 18 Enterprise. Fokus utama dokumentasi ini mencakup proses pada modul berikut:

  • Pengajuan Pembelian (Purchase Request & Purchase Order) – Membantu Gudang dalam mengelola permintaan barang dan memastikan persetujuan Owner.

  • Penjualan (Sales Process) – Mengelola penawaran, konfirmasi penjualan, pengiriman barang ke pelanggan, dan faktur.

  • Gudang (Inventory Management) – Menangani penerimaan barang, pengiriman barang, dan transfer stok internal.

  • Keuangan (Finance & Accounting) – Memproses faktur, mencatat pembayaran, dan memantau laporan keuangan.

Tujuan akhir dari dokumentasi ini adalah untuk memastikan semua staf memahami proses bisnis secara menyeluruh sehingga dapat mengurangi kesalahan operasional, meningkatkan efisiensi kerja, dan memastikan integritas data perusahaan.

👥 Peran Pengguna (Role-Based)

Dalam sistem ERP Central Aroma, terdapat 3 peran utama yang terlibat dalam proses bisnis:

  1. Gudang (Warehouse):

    • Membuat PRQ (Purchase Request) saat stok menipis atau untuk kebutuhan khusus.

    • Menerima barang dari Vendor setelah Purchase Order (PO) disetujui.

    • Melakukan transfer stok antar lokasi jika diperlukan.

    • Mengelola pengiriman barang ke pelanggan setelah konfirmasi penjualan.

  2. Owner:

    • Melakukan Approval PRQ yang diajukan oleh Gudang.

    • Memastikan bahwa pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

    • Memantau stok dan proses pembelian secara keseluruhan.

  3. Finance (Keuangan):

    • Membuat dan memverifikasi faktur pembelian untuk pembayaran ke Vendor.

    • Membuat faktur penjualan setelah barang dikirim ke pelanggan.

    • Mencatat pembayaran pelanggan dan memastikan saldo keuangan sesuai laporan.

    • Memantau laporan keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

🧩 Modul yang Digunakan

Sistem ERP Central Aroma menggunakan modul utama berikut:

  1. Sales (Penjualan):

    • Membantu dalam pembuatan penawaran, konfirmasi penjualan, dan pengiriman barang.

    • Faktur otomatis dibuat setelah barang dikirim.

  2. Inventory (Gudang):

    • Mengelola penerimaan barang dari Vendor setelah PO disetujui.

    • Melakukan transfer stok antar lokasi jika diperlukan.

    • Memastikan barang yang dikirim ke pelanggan sesuai dengan pesanan.

  3. Purchase (Pembelian):

    • Membantu proses pengajuan permintaan barang (PRQ) oleh Gudang.

    • Mengatur Approval PRQ oleh Owner sebelum dikonversi menjadi PO.

    • Mengelola pengiriman barang dari Vendor setelah PO diterbitkan.

  4. Accounting (Keuangan):

    • Membuat faktur pembelian dan penjualan secara otomatis.

    • Mencatat pembayaran ke Vendor dan penerimaan pembayaran dari pelanggan.

    • Memantau laporan keuangan untuk memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

📊 Chart - Overview ERP Central Aroma

Berikut adalah diagram alur proses ERP Central Aroma yang menunjukkan bagaimana peran pengguna (Gudang, Owner, Finance) terhubung dengan modul yang digunakan:

flowchart TD
    %% Role Definitions
    Gudang["Gudang (Warehouse)"]
    Owner["Owner"]
    Finance["Finance (Keuangan)"]

    %% Module Definitions
    Sales["Sales (Penjualan)"]
    Inventory["Inventory (Gudang)"]
    Purchase["Purchase (Pembelian)"]
    Accounting["Accounting (Keuangan)"]

    %% Process Flow
    Gudang -->|Buat PRQ| Purchase
    Purchase -->|Approval PRQ| Owner
    Owner -->|Setujui PRQ| Purchase
    Purchase -->|Buat PO| Vendor["Vendor"]
    Vendor -->|Kirim Barang| Gudang
    Gudang -->|Penerimaan Barang| Inventory
    Inventory -->|Update Stok| Gudang
    Gudang -->|Transfer Stok| Inventory
    Inventory -->|Pengiriman Barang| Sales
    Sales -->|Konfirmasi Penjualan| Customer["Customer"]
    Customer -->|Bayar Faktur| Finance
    Finance -->|Verifikasi Pembayaran| Accounting
    Accounting -->|Update Laporan Keuangan| Finance

▶️ Penjelasan Alur Proses:

  1. Gudang Membuat PRQ (Purchase Request) / Permintaan Pembelian:

    Gudang mengajukan PRQ melalui modul Purchase ketika stok menipis atau ada kebutuhan tambahan barang.

  2. Approval PRQ oleh Owner:

    PRQ diajukan ke Owner untuk persetujuan. Jika disetujui, PRQ dikonversi menjadi PO (Purchase Order).

  3. Pembuatan PO & Pengiriman Barang:

    PO dikirim ke Vendor, lalu Vendor mengirimkan barang ke Gudang.

  4. Penerimaan Barang & Update Stok:

    Barang diterima di Gudang dan diverifikasi sebelum stok diperbarui di modul Inventory.

  5. Transfer Stok & Pengiriman Barang:

    Barang dapat ditransfer antar lokasi oleh Gudang, dan barang yang terjual dikirim ke pelanggan.

  6. Pembuatan Faktur & Pencatatan Keuangan:

    Finance membuat faktur, mencatat pembayaran dari pelanggan, dan memantau laporan keuangan.

Next📘 Panduan Tugas Opan (Supervisor Gudang) di ERP Central Aroma

Last updated