> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.centralaroma.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.centralaroma.com/erp-centralaroma/1.-pendahuluan.md).

# 1. Pendahuluan

### 🎯 **Tujuan Dokumentasi**

Dokumentasi ini bertujuan untuk memberikan **panduan sederhana dan sistematis** kepada staf Central Aroma dalam memahami proses bisnis yang diterapkan di **ERP Odoo 18 Enterprise**. Fokus utama dokumentasi ini mencakup proses pada modul berikut:

* **Pengajuan Pembelian (Purchase Request & Purchase Order)** – Membantu Gudang dalam mengelola permintaan barang dan memastikan persetujuan Owner.
* **Penjualan (Sales Process)** – Mengelola penawaran, konfirmasi penjualan, pengiriman barang ke pelanggan, dan faktur.
* **Gudang (Inventory Management)** – Menangani penerimaan barang, pengiriman barang, dan transfer stok internal.
* **Keuangan (Finance & Accounting)** – Memproses faktur, mencatat pembayaran, dan memantau laporan keuangan.

Tujuan akhir dari dokumentasi ini adalah untuk memastikan **semua staf memahami proses bisnis secara menyeluruh** sehingga dapat **mengurangi kesalahan operasional, meningkatkan efisiensi kerja, dan memastikan integritas data perusahaan**.

***

## 👥 **Peran Pengguna (Role-Based)**

Dalam sistem ERP Central Aroma, terdapat 3 peran utama yang terlibat dalam proses bisnis:

1. **Gudang (Warehouse):**
   * Membuat **PRQ (Purchase Request)** saat stok menipis atau untuk kebutuhan khusus.
   * Menerima barang dari Vendor setelah Purchase Order (PO) disetujui.
   * Melakukan **transfer stok** antar lokasi jika diperlukan.
   * Mengelola pengiriman barang ke pelanggan setelah konfirmasi penjualan.
2. **Owner:**
   * Melakukan **Approval PRQ** yang diajukan oleh Gudang.
   * Memastikan bahwa pengadaan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
   * Memantau **stok dan proses pembelian** secara keseluruhan.
3. **Finance (Keuangan):**
   * Membuat dan memverifikasi **faktur pembelian** untuk pembayaran ke Vendor.
   * Membuat **faktur penjualan** setelah barang dikirim ke pelanggan.
   * Mencatat pembayaran pelanggan dan memastikan saldo keuangan sesuai laporan.
   * Memantau laporan keuangan dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

***

### :jigsaw: **Modul yang Digunakan**

Sistem ERP Central Aroma menggunakan modul utama berikut:

1. **Sales (Penjualan):**
   * Membantu dalam pembuatan **penawaran**, konfirmasi penjualan, dan pengiriman barang.
   * Faktur otomatis dibuat setelah barang dikirim.
2. **Inventory (Gudang):**
   * Mengelola **penerimaan barang** dari Vendor setelah PO disetujui.
   * Melakukan **transfer stok** antar lokasi jika diperlukan.
   * Memastikan barang yang dikirim ke pelanggan sesuai dengan pesanan.
3. **Purchase (Pembelian):**
   * Membantu proses pengajuan permintaan barang (PRQ) oleh Gudang.
   * Mengatur **Approval PRQ** oleh Owner sebelum dikonversi menjadi **PO**.
   * Mengelola pengiriman barang dari Vendor setelah PO diterbitkan.
4. **Accounting (Keuangan):**
   * Membuat **faktur pembelian dan penjualan** secara otomatis.
   * Mencatat **pembayaran** ke Vendor dan penerimaan pembayaran dari pelanggan.
   * Memantau **laporan keuangan** untuk memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.

***

### 📊 **Chart - Overview ERP Central Aroma**

Berikut adalah diagram alur proses ERP Central Aroma yang menunjukkan bagaimana peran pengguna (Gudang, Owner, Finance) terhubung dengan modul yang digunakan:

```mermaid
flowchart TD
    %% Role Definitions
    Gudang["Gudang (Warehouse)"]
    Owner["Owner"]
    Finance["Finance (Keuangan)"]

    %% Module Definitions
    Sales["Sales (Penjualan)"]
    Inventory["Inventory (Gudang)"]
    Purchase["Purchase (Pembelian)"]
    Accounting["Accounting (Keuangan)"]

    %% Process Flow
    Gudang -->|Buat PRQ| Purchase
    Purchase -->|Approval PRQ| Owner
    Owner -->|Setujui PRQ| Purchase
    Purchase -->|Buat PO| Vendor["Vendor"]
    Vendor -->|Kirim Barang| Gudang
    Gudang -->|Penerimaan Barang| Inventory
    Inventory -->|Update Stok| Gudang
    Gudang -->|Transfer Stok| Inventory
    Inventory -->|Pengiriman Barang| Sales
    Sales -->|Konfirmasi Penjualan| Customer["Customer"]
    Customer -->|Bayar Faktur| Finance
    Finance -->|Verifikasi Pembayaran| Accounting
    Accounting -->|Update Laporan Keuangan| Finance

```

***

### :arrow\_forward: **Penjelasan Alur Proses:**

1. **Gudang Membuat PRQ (Purchase Request) / Permintaan Pembelian:**

   Gudang mengajukan **PRQ** melalui modul **Purchase** ketika stok menipis atau ada kebutuhan tambahan barang.
2. **Approval PRQ oleh Owner:**

   PRQ diajukan ke **Owner** untuk persetujuan. Jika disetujui, PRQ dikonversi menjadi **PO (Purchase Order)**.
3. **Pembuatan PO & Pengiriman Barang:**

   PO dikirim ke **Vendor**, lalu Vendor mengirimkan barang ke Gudang.
4. **Penerimaan Barang & Update Stok:**

   Barang diterima di **Gudang** dan diverifikasi sebelum stok diperbarui di modul **Inventory**.
5. **Transfer Stok & Pengiriman Barang:**

   Barang dapat ditransfer antar lokasi oleh Gudang, dan barang yang terjual dikirim ke pelanggan.
6. **Pembuatan Faktur & Pencatatan Keuangan:**

   **Finance** membuat faktur, mencatat pembayaran dari pelanggan, dan memantau laporan keuangan.